Regulamin Baltic Dual Use Hackathon

Wprowadzenie

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki, na jakich odbywa się wydarzenie pod nazwą “Baltic Dual Use Hackathon 2026” (dalej zwany “Wydarzeniem”).
2. Organizatorami Wydarzenia są:
   1. Organizator główny – Fundacja CODE:ME z siedzibą w Gdańsku, 80-268, al. Wojska Polskiego 41,  wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000613580, REGON 36425967000000, NIP 5842749072. 
   2. Współorganizator – Uniwersytet Gdański, z siedzibą ul. prof. Marii Janion 7, 80-309 Gdańsk,, REGON 000001330, NIP 5840203239
   3. Współorganizator – Kainos Software Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, 80-864 ul. Jana z Kolna 11, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000420222, REGON 221656287, NIP 5833152587. 

Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom przypisuje się następujące znaczenie:

3. Hackathon – Hackathon w ramach Wydarzenia, odbywający się w terminie 11-13.09.2026 w Gdańsku.
4. Warsztaty – specjalistyczne zajęcia z określonego tematu związanego z programem danej ścieżki tematycznej opisanej na Stronie Internetowej, odbywające się w ramach Wydarzenia
5. Zgłoszenie – zgłoszenie udziału w Wydarzeniu polega na wypełnieniu oraz przesłaniu formularza rejestracyjnego znajdującego się w serwisie Evenea (https://app.evenea.pl/event/bduh2026/)
6. Zgłaszający – osoba pełnoletnia wypełniająca Zgłoszenie
7. Evenea – serwis pośredniczący w zapisach na Wydarzenie (w tym pośredniczący w obsłudze Rejestracji Uczestników oraz dystrybucji biletów), obsługujący jednorazowe płatności, w tym płatności natychmiastowe, dostępny pod adresem https://evenea.pl/  
8. Partnerzy – organizacje, instytucje, firmy i inne podmioty współpracujące z Organizatorem głównym oraz Współorganizatorami na różnych polach
9. Trener – osoba, która na zlecenie Organizatora głównego prowadzi Warsztaty, szczegółowo zdefiniowana w pkt 95 Regulaminu
10. Uczestnik – osoba, która dokonała Rezerwacji lub na rzecz której dokonano Rezerwacji i która jest uprawniona do udziału w Wydarzeniu
11. Strona internetowa – strona internetowa dostępna pod adresem elektronicznym https://balticdualuse.eu/ zawierająca informacje o Wydarzeniu oraz umożliwiająca dokonanie Zgłoszenia.
12. Wydarzenie – wydarzenie o nazwie Baltic Dual Use Hackathon 2026, składające się z Aktywności
13. Obiekt – Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdańskiego, Wita Stwosza 53, 80-308 Gdańsk 
14. Umowa –  umowa o udział w Wydarzeniu zawierana pomiędzy Organizatorem głównym a Uczestnikiem z chwilą dokonania Rezerwacji
15. Aktywności – 48 godzinny Hackathon oraz Warsztaty 
16. Rejestracja – ogół czynności technicznych i formalnych wykonywanych przez Uczestnika w serwisie Evenea, obejmujący prawidłowe wypełnienie oraz przesłanie formularza Zgłoszenia, a także – w przypadku Aktywności odpłatnych – uiszczenie Ceny biletu
17. Rezerwacja – prawidłowo zakończony proces Rejestracji, w ramach dostępnego limitu miejsc, potwierdzony wygenerowaniem i przesłaniem biletu na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu
18. Cena biletu  – ustalona przez Organizatora głównego wysokość opłaty rejestracyjnej
19. Projekt – koncepcja rozwiązania wraz z jego techniczną lub programistyczną realizacją, tworzona lub rozwijana przez Zespół w trakcie Hackathonu, stanowiąca przedmiot oceny jury
20. Platforma – platforma Discord – usługa internetowa oparta na chmurze zawierająca zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej, przesyłania i przechowywania Projektów stworzonych w ramach Wydarzenia, a także kontaktu między Uczestnikami, Mentorami, Trenerami i Organizatorem głównym podczas trwania Hackathonu
21. Mentor – osoba zdefiniowana w pkt 94 Regulaminu
22. Zespół – Uczestnik startujący indywidualnie lub grupa Uczestników współpracujących ze sobą w celu stworzenia lub rozwoju wspólnego Projektu.

Wydarzenie

A. O Wydarzeniu

23. W ramach Wydarzenia organizowane są Aktywności o zróżnicowanym charakterze, w tym: 48 godzinny Hackathon oraz Warsztaty
24. Aktywności mogą być prowadzone w formie stacjonarnej/online/hybrydowej (w Gdańsku, na terenie Obiektu) lub online (zdalnie w czasie rzeczywistym), a udział w nich może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny.
25. Szczegółowe informacje dotyczące Wydarzenia, w tym w szczególności: wykaz Aktywności i ich forma, data, ramy czasowe, miejsce (nazwa Obiektu i adres w przypadku formy stacjonarnej), wymagania techniczne (w przypadku formy online i/lub stacjonarnej), agenda, warunki i koszty uczestnictwa, opis paneli oraz link do formularza rejestracyjnego w systemie Evenea, są każdorazowo publikowane przez Organizatora głównego na Stronie internetowej. 
26. Zakres uprawnień wynikających z nabycia danego biletu (odpłatnie lub nieodpłatnie), w tym informacja o tym, do jakich Aktywności i w jakiej formie (stacjonarnej czy online) dany bilet uprawnia, każdorazowo określa opis oferty biletowej dostępny na Stronie internetowej.
27. Uczestnikami Wydarzenia mogą być wyłącznie osoby pełnoletnie.
28. Uczestnik bierze udział w Wydarzeniu na własną odpowiedzialność.
29. Organizator nie zapewnia Uczestnikom ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) ani ubezpieczenia sprzętu elektronicznego. Wykupienie stosownego ubezpieczenia pozostaje w gestii i na koszt Uczestnika, jeżeli uzna on to za zasadne.
30. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież sprzętu oraz innych rzeczy osobistych wniesionych przez Uczestników na teren Wydarzenia.
31. Informacje, o których mowa w  pkt 25 i 26 Regulaminu, dostępne na Stronie internetowej w momencie dokonywania Zgłoszenia przez Uczestnika, są  wiążące dla stron Umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem głównym a Uczestnikiem i stanowią jej integralną część. Organizator główny zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w agendzie Wydarzenia z   przyczyn logistycznych lub technicznych, pod warunkiem zachowania merytorycznego standardu Wydarzenia. O wszelkich istotnych zmianach (np. zmiana daty lub Obiektu) Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani  poprzez wiadomość na adres e-mail podany w Zgłoszeniu.
32. Aktywności w formie stacjonarnej w ramach Wydarzenia odbywają się na terenie Obiektu. Szczegółowa mapa przestrzeni konferencyjnej oraz wykaz sal, w których odbywają się poszczególne panele, stanowią integralną część informacji o Wydarzeniu i są publicznie dostępne na Stronie internetowej.
33. Uczestnika obowiązuje regulamin Obiektu dostępny na stronie Obiektu, tj. https://bg.ug.edu.pl/o-bibliotece/o-nas/regulaminy-i-zarzadzenia
34. Najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem Wydarzenia, Uczestnik otrzyma od Organizatora głównego wiadomość  na adres e-mail podany w Zgłoszeniu ze szczegółami Wydarzenia. W przypadku Warsztatów, Uczestnik zobowiązany jest do zainstalowania poleconych w instrukcji programów i zapoznania się z materiałami szkoleniowymi, jeśli takie zostały dołączone. 
35. W razie nieotrzymania wiadomości od Organizatora głównego, Uczestnik zobowiązany jest zgłosić ten fakt Organizatorowi głównemu, przesyłając wiadomość na adres e-mail kontakt@codeme.pl.

B. Zapisy na Wydarzenie

36. Na wszystkie Aktywności obowiązuje Rejestracja Uczestników. 
37. Rejestracja i uiszczenie Ceny biletu (w przypadku Aktywności odpłatnych)  odbywa się za pośrednictwem Serwisu Evenea. 
38. Liczba miejsc na poszczególne Aktywności jest ograniczona. O przyznaniu miejsca decyduje kolejność prawidłowo zakończonych Rejestracji w serwisie Evenea. Prawidłowo zakończony proces Rejestracji, w ramach dostępnego limitu miejsc, potwierdzony wygenerowaniem i przesłaniem biletu na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu, jest równoznaczny z Rezerwacją miejsca na wybraną Aktywność w ramach Wydarzenia.  
39. W przypadku Aktywności odpłatnych w ramach Wydarzenia,  Rejestracja zostanie anulowana przez serwis Evenea, jeśli Cena biletu nie zostanie uiszczona przez Uczestnika w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia Rejestracji na Wydarzenie.  W takiej sytuacji należy dokonać nowej Rejestracji.
40. Uiszczenie Ceny biletu następuje za pośrednictwem Serwisu Evenea, według instrukcji przygotowanej w wiadomości potwierdzającej Rejestrację na Wydarzenie na podstawie opcji  wybranej w trakcie wypełniania Zgłoszenia.

C. Naruszenie postanowień Regulaminu i szkody

41. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność cywilnoprawną i materialną za wszelkie szkody, zniszczenia lub uszkodzenia mienia należącego do Organizatora głównego, Współorganizatorów,  właściciela Obiektu lub innego Uczestnika lub Uczestników, powstałe z winy Uczestnika (zarówno umyślnej, jak i nieumyślnej) w trakcie trwania Wydarzenia, w szczególności powstałe wskutek uruchomienia stworzonego kodu źródłowego, oprogramowania lub Projektu.
42. W przypadku, gdy Zgłoszenia Uczestnika dokonał podmiot trzeci (np. pracodawca lub firma zamawiająca bilet B2B), podmiot ten odpowiada solidarnie z Uczestnikiem za szkody wyrządzone przez niego na terenie Wydarzenia.
43. W przypadku wyrządzenia szkody, Uczestnik (lub podmiot, o którym mowa w pkt 42 Regulaminu) zobowiązany jest do pokrycia pełnych kosztów naprawy uszkodzonego mienia lub przywrócenia go do stanu poprzedniego, a w przypadku braku możliwości naprawy – do pokrycia kosztów zakupu nowego mienia o takich samych lub zbliżonych parametrach technicznych.
44. Naprawienie szkody następuje na podstawie protokołu szkody sporządzonego na miejscu Wydarzenia przez podmiot poszkodowany (Organizatora głównego, Współorganizatorów, innego Uczestnika lub Uczestników, lub właściciela Obiektu). Protokół sporządza się w miarę możliwości w obecności Uczestnika, który szkodę wyrządził. Odmowa udziału Uczestnika, który szkodę wyrządził w sporządzeniu protokołu lub jego nieobecność nie uniemożliwia jednostronnego spisania protokołu przez podmiot poszkodowany i świadków. Ostateczna wartość szkody i koszt jej naprawienia ustalane są na podstawie wyceny lub faktury przedstawionej przez podmiot poszkodowany.
45. Organizator główny zastrzega sobie prawo do odmowy wstępu na Wydarzenie lub usunięcia z terenu Wydarzenia Uczestnika, który w sposób rażący lub uporczywy narusza zasady porządku publicznego, zasady bezpieczeństwa lub postanowienia niniejszego Regulaminu (w szczególności: znajduje się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, zachowuje się agresywnie, zakłóca wystąpienia prelegentów lub niszczy mienie Obiektu). 
46. Decyzję o usunięciu Uczestnika podejmuje Organizator główny lub upoważnione przez niego służby porządkowe po uprzednim, bezskutecznym wezwaniu Uczestnika do zaniechania naruszeń (o ile sytuacja nie wymaga natychmiastowego działania ze względów bezpieczeństwa). 
47. W przypadku usunięcia Uczestnika z Wydarzenia z przyczyn określonych w pkt 45 Regulaminu (z winy Uczestnika),  uiszczona Cena biletu nie podlega zwrotowi. Zatrzymana kwota stanowi ryczałtowe pokrycie kosztów organizacji i przygotowania miejsca dla danego Uczestnika, których Organizator główny nie mógł odzyskać, oraz naprawienie szkody związanej z niewykonaniem Umowy z winy Uczestnika.

Hackathon

A. Szerzej o Hackathonie

48. Wydarzenie kierowane jest  w szczególności do osób z innowacyjnych firm i startupów działających w obszarach związanych z celem wydarzenia
49. Celem Wydarzenia jest odpowiedź na trzy siły współczesnych wyzwań: kryzys geopolityczny, ochronę infrastruktury Bałtyku oraz rozwój innowacji dual-use. To przestrzeń wspólnego działania na rzecz bezpieczeństwa i technologicznej suwerenności jutra. Razem przekuwamy globalne zagrożenia w gotowe Projekty
50. Wszystkie Projekty realizowane w ramach Wydarzenia muszą wpisywać się w cele wskazane w pkt 49 Regulaminu i realizować założenia ścieżek tematycznych opisanych na Stronie internetowej. Uczestnik może wybrać więcej niż jedną ścieżkę, tworząc swój Projekt.
51. Organizator główny zastrzega sobie prawo do odwołania, przerwania lub przełożenia Wydarzenia w przypadku wystąpienia siły wyższej, uniemożliwiającej przeprowadzenie wydarzenia w bezpieczny i zgodny z prawem sposób. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora głównego, niemożliwe do przewidzenia oraz do zapobieżenia (w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie, akty terroru, nagłe zmiany przepisów prawa uniemożliwiające organizację zgromadzeń, a także anomalie pogodowe powodujące zagrożenie konstrukcyjne lub bezpieczeństwa w miejscu odbywania Wydarzenia, w tym zaleganie mas śnieżnych zagrażające katastrofą budowlaną lub bezpieczeństwu Uczestników), dalej jako “Siła Wyższa”. 
52. W przypadku odwołania Wydarzenia z powodu Siły Wyższej, Uczestnikowi przysługuje zwrot uiszczonej Ceny biletu w pełnej wysokości. Uczestnik nie ponosi żadnych kosztów ani potrąceń związanych z tym zwrotem (w tym kosztów prowizji transakcyjnych operatora płatności). Organizator główny nie ponosi odpowiedzialności za pozostałe koszty poniesione przez Uczestnika w związku z Wydarzeniem, w tym w szczególności koszty rezerwacji noclegów i podróży,  jeżeli odwołanie Wydarzenia nastąpiło na skutek okoliczności stanowiących Siłę Wyższą w rozumieniu niniejszego Regulaminu. 
53. W przypadku konieczności przerwania Wydarzenia w trakcie jej trwania z powodu Siły Wyższej (w tym nagłego wystąpienia zagrożenia dla bezpieczeństwa Uczestników lub konstrukcji budynku), Organizator główny zastrzega sobie prawo do zwrotu Uczestnikom części uiszczonej Ceny biletu proporcjonalnie do niezrealizowanej części programu Wydarzenia, wskazanego na Stronie internetowej. Uczestnik nie ponosi kosztów transakcyjnych związanych z tym zwrotem. Organizator główny nie ponosi odpowiedzialności za pozostałe koszty poniesione przez Uczestnika w związku z Wydarzeniem, w tym w szczególności koszty rezerwacji noclegów i podróży, jeżeli przerwanie Wydarzenia nastąpiło na skutek okoliczności stanowiących Siłę Wyższą w rozumieniu niniejszego Regulaminu.
54. W przypadku przełożenia Wydarzenia z powodu Siły Wyższej Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pozostałe koszty poniesione przez Uczestnika w związku z Wydarzeniem, w tym w szczególności koszty rezerwacji noclegów i podróży. 
55. Organizator główny oświadcza, a Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że Wydarzenie odbywa się w Obiekcie zarządzanym przez wyspecjalizowany podmiot trzeci, zwany dalej Właścicielem/ Zarządcą Obiektu, który na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 524 z późn.zm.) ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za stan techniczny, konstrukcyjny oraz bezpieczeństwo budynku i jego otoczenia. W związku z powyższym, Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że w przypadku wystąpienia nagłych awarii technicznych, wad konstrukcyjnych lub innych zagrożeń budowlanych (w tym zagrażającego bezpieczeństwu zalegania mas śnieżnych), które uniemożliwiają bezpieczne przeprowadzenie Wydarzenia, decyzje o ewakuacji lub zamknięciu Obiektu leżą po stronie Właściciela/ Zarządcy Obiektu lub odpowiednich służb. Sytuacja, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi dla Organizatora głównego zdarzenie o charakterze Siły Wyższej. W przypadku konieczności odwołania lub przerwania Wydarzenia z tych przyczyn, odpowiedzialność Organizatora głównego wobec Uczestnika ogranicza się do zwrotu uiszczonej Ceny biletu na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, z wyłączeniem odpowiedzialności za jakiekolwiek inne koszty po stronie Uczestnika.

 

B.  Weryfikacja biletów i wstęp na Hackathon

56. Uczestnik zobowiązany jest do okazania biletu pobranego z platformy Evenea przed wejściem na Hackathon, w formie cyfrowej (plik PDF na ekranie urządzenia mobilnego) lub fizycznej (w formie wydruku pliku PDF).
57. Na podstawie okazanego biletu, Uczestnik otrzyma imienny identyfikator, który upoważnia go do wstępu na Hackathon.
58. Na identyfikatorze zostaną wydrukowane dane podane przez Uczestnika w Zgłoszeniu.
59. Uczestnik ma obowiązek noszenia identyfikatora w widocznym miejscu przez cały czas trwania Wydarzenia oraz okazania identyfikatora na polecenie Organizatora głównego, Współorganizatorów lub osób przez nich wyznaczonych.

 

C. Rezygnacja z udziału w Hackathonie i zwrot kosztów

60. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Hackathonie. Informację o rezygnacji należy przesłać Organizatorowi głównemu w formie wiadomości na adres kontakt@codeme.pl, z zastrzeżeniem pkt 131 Regulaminu. 
61. W przypadku Uczestników będących przedsiębiorcami, dla których udział w  Hackathonie ma charakter zawodowy(zakup na fakturę B2B):
    1. Rezygnacja zgłoszona najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia Wydarzenia uprawnia do otrzymania zwrotu uiszczonej Ceny biletu w pełnej wysokości. Uczestnik nie ponosi żadnych kosztów ani potrąceń związanych z tym zwrotem (w tym kosztów prowizji transakcyjnych operatora płatności).
    2. W przypadku rezygnacji zgłoszonej na mniej niż 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia Wydarzenia, opłata nie podlega zwrotowi.
62. W przypadku Uczestników będących konsumentami (osoby prywatne / B2C) oraz Uczestników będących tzw. przedsiębiorcą na prawach konsumenta (tj. osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, dla których udział w Hackathonie nie ma charakteru zawodowego), zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1796 z późn.zm.), prawo do odstąpienia od umowy zawieranej na odległość bez podania przyczyny nie przysługuje w przypadku usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, uiszczona Cena biletu nie podlega zwrotowi. 
63. W celu wyjścia naprzeciw potrzebom wszystkich Uczestników (zarówno będących przedsiębiorcami jak i konsumentami), Organizator główny dopuszcza możliwość bezpłatnego przeniesienia biletu na inną osobę (zmiany danych Uczestnika). W takim przypadku należy poinformować Organizatora głównego, przesyłając wiadomość na adres e-mail kontakt@codeme.pl, najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem Wydarzenia, podając swoje imię, nazwisko, adres e-mail podany w Zgłoszeniu, numer biletu oraz imię, nazwisko oraz adres e-mail nowego Uczestnika.
64. Brak udziału (nieobecność) w Hackathonie bez uprzedniego formalnego zgłoszenia rezygnacji, o którym mowa w pkt 60 Regulaminu, lub zmiany danych Uczestnika, zgodnie z pkt 63 Regulaminu, nie jest równoznaczny z  odstąpieniem od Umowy i nie uprawnia do żądania zwrotu uiszczonej Ceny biletu. 
65. Wszelkie zwroty  uiszczonej Ceny biletu przysługujące Uczestnikowi zgodnie z Regulaminem (w tym z tytułu odwołania, przerwania Wydarzenialub indywidualnej rezygnacji Uczestnika), zostaną zrealizowane przez serwis Evenea na wniosek Organizatora głównego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zaistnienia zdarzenia, uprawniającego do zwrotu lub zatwierdzenia rezygnacji, o której mowa w pkt 60 Regulaminu, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Uczestnik, dokonując Zgłoszenia  w serwisie Evenea.

D. Przebieg Wydarzenia

D1. Ramy czasowe i organizacja Wydarzenia

66. Hackathon trwa 48 godzin. Rozpoczyna się w piątek, 11.09.2026, o godzinie 18:00 i kończy w niedzielę, 13.09.2026, o godzinie 18:00. Organizator główny przewiduje również możliwość organizacji dodatkowych Warsztatów przygotowujących do Hackathonu oraz Warsztatów w trakcie trwania Hackathonu, o których terminach i tematyce będzie informować za pośrednictwem Strony internetowej. 
67. Hackathon zostanie przeprowadzony zgodnie z harmonogramem umieszczonym na Stronie internetowej.
68. Hackathon składa się z elementów umożliwiających pracę twórczą, rywalizację, korzystanie ze wsparcia Mentorów oraz integrację Uczestników.
69. Organizator główny rekomenduje stałą obecność Uczestników na miejscu Wydarzenia w celu pełnego wykorzystania wsparcia Mentorów, przy czym udział w oficjalnym rozpoczęciu oraz sesjach mentoringowych jest kluczowy dla prawidłowego zrozumienia zasad i formuły Hackathonu i odbywa się na własną odpowiedzialność Uczestników; warunkiem koniecznym do oceny Projektu przez jury jest obecność co najmniej jednego reprezentanta Zespołu podczas finałowych prezentacji, natomiast w pozostałym zakresie udział w poszczególnych elementach Hackathonu jest dobrowolny.
70. Organizator dokłada wszelkich starań, aby formuła i organizacja Hackathonu realizowały zasady dostępności oraz zapobiegały wykluczeniu jakichkolwiek grup Uczestników.

D2. Warunki uczestnictwa i formowanie Zespołów

71. Warunkiem udziału w Hackathonie jest przejście przez każdego Uczestnika procesu indywidualnej Rejestracji zakończonej Rezerwacją. W przypadku startu w formule grupowej, Rejestracji zakończonej Rezerwacją musi dokonać oddzielnie każdy członek Zespołu.
72. Uczestnicy mogą brać udział w Hackathonie indywidualnie lub w Zespołach liczących maksymalnie do 5 osób.
73. Dopuszcza się możliwość członkostwa danego Uczestnika w więcej niż jednym Zespole, przy czym Uczestnik podejmuje takie działanie na własną odpowiedzialność. O włączeniu Uczestnika do Zespołu oraz o jego dalszym członkostwie decydują pozostali członkowie danego Zespołu, na podstawie jego rzeczywistego wkładu pracy w Projekt. 
74. Zmiana Zespołu lub dołączenie do innego Zespołu w trakcie trwania Hackathonu są możliwe wyłącznie za zgodą wszystkich członków zainteresowanych Zespołów.

D3. Korzystanie z Platformy

75. Każdy Uczestnik otrzyma bezpłatny dostęp do Platformy na czas trwania Hackathonu, za pośrednictwem której będą organizowane spotkania, Warsztaty, konsultacje z Mentorami, komunikacja z Trenerami i Organizatorem głównym oraz praca nad Projektami. 
76. W ramach dostępu, o którym mowa w pkt 75 Regulaminu, każdy Zespół otrzyma dostęp do kanałów komunikacji z mentorami, organizatorami oraz przestrzeń wspólną. 
77. Organizator główny przekaże Uczestnikom instrukcję do korzystania z Platformy w zakresie niezbędnym do prawidłowego udziału w Hackathonie.

D4. Wymagania techniczne i zasady tworzenia Projektów

78. Projekty mogą być rozwijane w dowolnym języku programowania oraz przeznaczone dla dowolnego systemu operacyjnego. Uczestnicy są uprawnieni do korzystania z: 
    1. kodu własnego autorstwa (w tym stworzonego przed rozpoczęciem Hackathonu),
    2. dowolnych darmowych bibliotek udostępnianych na licencji otwartej lub innej wolnej licencji,
    3. dowolnych silników programistycznych i platform na podstawie licencji niekomercyjnej.
79. Zabrania się wykorzystywania kodu napisanego przez osoby trzecie niebędące członkami Zespołu, z wyjątkiem powszechnie dostępnych bibliotek na otwartych licencjach lub w przypadku posiadania odpowiedniego, udokumentowanego upoważnienia prawnego, pod rygorem natychmiastowej dyskwalifikacji Zespołu.
80. Projekt nie może dokonywać w systemie użytkownika instalacji ani pozostawiać w nim jakichkolwiek komponentów po jej usunięciu. Uruchomienie i korzystanie z rozwiązania musi być bezpośrednio możliwe po wypakowaniu go ze spakowanego archiwum (np. .zip, .rar) lub bezpośrednio z katalogu uruchomieniowego.

D5. Kategorie i zaawansowanie Projektów

81. Uczestnicy są uprawnieni do przystąpienia do Hackathonu z własnym, rozpoczętym przed Hackathonem rozwiązaniem, o ile rozwiązanie to jest zgodne z celami Hackathonu, wskazanymi w pkt 49 Regulaminu. Praca w trakcie Hackathonu powinna służyć dalszemu rozwojowi, udoskonaleniu lub stworzeniu działającego Projektu na bazie tego rozwiązania.
82. Po ustaleniu składu Zespołu, Uczestnicy są zobowiązani do określenia poziomu zaawansowania swoich Projektów poprzez wybór jednej z dwóch kategorii:
    1. Projekt Początkujący – oznacza Projekt, który powstał wyłącznie w czasie trwania Hackathonu,
    2. Projekt Zaawansowany – oznacza Projekt, którego realizacja została rozpoczęta przed oficjalnym startem Hackathonu i jest kontynuowana w jego trakcie.
83. Zespoły dokonują samodzielnej kwalifikacji Projektu do odpowiedniej kategorii, o której mowa w pkt 82 Regulaminu, poprzez wpisanie jej na listę Zespołów (zawierającą również pełny skład Zespołu). Lista ta zostanie udostępniona przez Organizatora w trakcie wydarzenia za pośrednictwem Platformy.

D6. Prawa autorskie, bezpieczeństwo, etyka i dyskwalifikacja Zespołu

84. Wszelkie prawa własności intelektualnej oraz majątkowe i osobiste prawa autorskie do Projektów pozostają wyłączną własnością ich twórców (Uczestników lub Zespołów). Organizator główny nie przejmuje praw autorskich do wypracowanych przez Zespoły Projektów.
85. W ramach Wydarzenia niedozwolone jest tworzenie rozwiązań naruszających standardy bezpieczeństwa lub celowo wykorzystujących podatności systemów teleinformatycznych i oprogramowania. Wszystkie Projekty muszą pozostawać w zgodzie z przepisami prawa oraz powszechnie akceptowanymi standardami etycznymi.
86. W ramach Wydarzenia niedozwolone jest tworzenie Projektów zawierających treści bezprawne, wulgarne, powszechnie uznane za obraźliwe lub naruszające normy społeczne. Zakaz dotyczy w szczególności materiałów o charakterze obrzydliwym, pornograficznym, nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji, obrazujących drastyczną przemoc oraz promujących zażywanie środków odurzających i narkotyków. 
87. Organizator główny jest uprawniony do dyskwalifikacji Uczestnika lub całego Zespołu z udziału w Hackathonie w przypadku stwierdzenia naruszenia któregokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu.
88. Dyskwalifikacja Zespołu lub Uczestnika jest równoznaczna z natychmiastowym odebraniem prawa do dalszego udziału w Hackathonie, zablokowaniem dostępu do Platformy oraz utratą prawa do ubiegania się o jakiekolwiek nagrody przewidziane w ramach Wydarzenia. Decyzja Organizatora głównego o dyskwalifikacji jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

D7. Głosowanie publiczności

89. Podczas Wydarzenia odbędzie się głosowanie publiczności na najlepszy Projekt. Warunkiem udziału Projektu w plebiscycie jest jego wcześniejsze zgłoszenie przez Zespół za pośrednictwem dedykowanego formularza.
90. Szczegółowe zasady i techniczna forma głosowania zostaną ogłoszone przez Organizatora głównego podczas Wydarzenia. Oficjalne wyniki głosowania publiczności zostaną podane do wiadomości Uczestników bezpośrednio po zakończeniu części prezentacyjnej.
91. Wyniki głosowania publiczności są ostateczne.

D8. Inne osoby zaangażowane w realizację Wydarzenia

Rola Mentorów i Trenerów

92. Mentorami są eksperci specjalizujący się w dziedzinach powiązanych z tematyką oraz celami Hackathonu. Zadaniem Mentorów jest merytoryczne wsparcie Uczestników, udzielanie porad, naprowadzanie na właściwe kierunki rozwoju Projektów oraz odpowiadanie na pytania Zespołów. Praca z  Mentorami ma na celu optymalizację wypracowywanych rozwiązań oraz maksymalne wykorzystanie potencjału pracy każdego Zespołu.
93. Trenerami są osoby odpowiedzialne wyłącznie za przeprowadzenie Warsztatów w ramach Wydarzenia. Trenerzy nie biorą bezpośredniego udziału w indywidualnych konsultacjach z Zespołami ani w procesie późniejszej oceny Projektów.
94. Konsultacje z Mentorami będą realizowane w formule hybrydowej: stacjonarnie (w miejscu odbywania się Wydarzenia) oraz zdalnie za pośrednictwem Platformy.
95. W harmonogramie Hackathonu określono dedykowane godziny, podczas których Zespoły odbędą konsultacje mentorskie. Poza wyznaczonymi w harmonogramie godzinami, Zespoły mogą ubiegać się o dodatkową pomoc Mentorów przez cały czas trwania Hackathonu, w zależności od bieżącej dostępności danego Mentora.

Jury: Ocena Projektów i nagrody

96. W skład jury oceniającego Projekty wejdą przedstawiciele Organizatorów (tj. Organizatora głównego i/lub Współorganizatorów) oraz Partnerów Wydarzenia. Przed rozpoczęciem finałowych prezentacji, członkowie jury wybierają ze swojego grona przewodniczącego jury.
97. Decyzje jury dotyczące wyboru zwycięzców zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów (remisu), decydujący i wiążący jest głos przewodniczącego jury. 
98. Ocenie podlegają wyłącznie Projekty wpisujące się w cele Wydarzenia (o których mowa w pkt 49 Regulaminu), które były tworzone lub rozwijane w trakcie trwania Wydarzenia (zgodnie z zadeklarowaną kategorią). Z oceny kategorycznie wyklucza się Projekty, które przed rozpoczęciem Wydarzenia, w całości lub w części, były wykorzystywane do celów komercyjnych. 
99. Jury wybierze zwycięzców spośród prawidłowo zgłoszonych Projektów, oceniając i nagradzając Uczestników w dwóch odrębnych kategoriach, zgodnie z wcześniejszą deklaracją Zespołów:  Projekt Początkujący, Projekt Zaawansowany.
100. Warunkiem dopuszczenia Projektu do oceny przez jury jest jego przedstawienie w ramach prezentacji finałowej, której czas nie może przekroczyć 3 minut. 
101. Niezależnie od ocen jury, Uczestnicy wspólnie wybiorą jeden Projekt finałowy, który otrzyma wyróżnienie publiczności w ramach plebiscytu, na zasadach opisanych w pkt 89-91  niniejszego Regulaminu.
102. Organizatorzy (Organizator główny i/lub Współorganizatorzy) zastrzegają sobie prawo do przyznania dodatkowych wyróżnień dla Projektów, niezależnie od oficjalnych nagród głównych przyznawanych przez jury w poszczególnych kategoriach. 
103. W ramach Hackathonu zostaną przyznane nagrody pieniężne o łącznej puli 10 000 zł. . . Pełna specyfikacja oraz szczegółowy podział nagród zostaną opublikowane przez Organizatora głównego w sierpniu 2026 roku na Stronie internetowej.

Udział w Warsztatach

A. Szerzej o Warsztatach

104. Organizator główny ma prawo do określenia minimalnych wymagań dla poszczególnych Warsztatów, a także do przeprowadzenia sprawdzianu umiejętności i/lub predyspozycji Uczestników  oraz zaakceptowania  wyłącznie tych Zgłoszeń, które uzyskały wynik pozytywny. O minimalnych wymaganiach oraz formule i sprawdzianu umiejętności i/lub predyspozycji Organizator główny  informuje w opisie danych Warsztatów na Stronie internetowej. 
105. Uczestników Warsztatów obowiązuje niniejszy Regulamin oraz  Regulamin Warsztatów stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu opublikowany na Stronie internetowej  najpóźniej w dniu uruchomienia zapisów na Warsztaty.

 

B. Odwołanie lub przesunięcie Warsztatów przez Organizatora 

 

106. Organizator główny zastrzega sobie prawo do odwołania Warsztatów w przypadku, gdy liczba  Uczestników będzie mniejsza niż minimalna liczba Uczestników określona w opisie danych Warsztatów na Stronie internetowej.
107. O decyzji o odwołaniu Warsztatów z powodu nie zebrania minimalnej liczby Uczestników, Organizator główny zobowiązuje się powiadomić Uczestników indywidualnie najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed planowanym dniem rozpoczęcia Warsztatów, wysyłając wiadomość e-mail na adres wskazany w Zgłoszeniu.
108. W przypadku odwołania Warsztatów przez Organizatora głównego z przyczyny określonej w pkt 106 Regulaminu, Uczestnikom przysługuje zwrot uiszczonej Ceny biletu w pełnej wysokości. 
109. Zwrot, o którym mowa w pkt 108 Regulaminu, zostanie zrealizowany w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia wysłania powiadomienia o odwołaniu Warsztatów, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego Uczestnik użył w Serwisie Evenea, dokonując Zgłoszenia. Uczestnik nie ponosi żadnych kosztów ani potrąceń związanych z tym zwrotem (w tym kosztów prowizji transakcyjnych operatora płatności).

 

C. Sprzęt i oprogramowanie

110. Podczas Warsztatów Uczestnicy korzystają z własnych komputerów (laptopów).
     Organizator główny oraz Współorganizatorzy nie zapewniają Uczestnikom komputerów (laptopów) ani licencji na oprogramowanie komercyjne niezbędne do udziału w Warsztatach. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu oraz wymaganego oprogramowania leży wyłącznie po stronie Uczestnika. 
111. Wysyłając Zgłoszenie, Zgłaszający oświadcza, że zna obsługę swojego komputera (laptopa) w zakresie swobodnego poruszania się po przestrzeni dysku, instalacji oprogramowania i modyfikowania uprawnień aplikacji w zakresie dostępu do sieci Internet.
112. W przypadku problemów wynikających z wadliwego sprzętu posiadanego przez Uczestnika lub braku wymaganych umiejętności obsługi sprzętu, określonych w pkt 111 Regulaminu, Uczestnik zobowiązany jest do rozwiązania zaistniałych trudności we własnym zakresie. Jeśli zaistniały problem uniemożliwia Uczestnikowi dalszy udział w Warsztatach, Uczestnik może zrezygnować z Warsztatów na zasadach wskazanych w Regulaminie Warsztatów, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

D. Zobowiązania Uczestnika

113. Uczestnik Warsztatów zobowiązuje się do przygotowania swojego komputera (laptopa) przed rozpoczęciem Warsztatów, według zaleceń Organizatora głównego, wskazanych w wiadomości, o której mowa w pkt 34 Regulaminu. 
114. Utrwalanie przebiegu Warsztatów za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk, jak również rozpowszechniane ich treści możliwe jest wyłącznie za uprzednim pisemnym wyrażeniem zgody przez Organizatora głównego.
115. Materiały udostępnione Uczestnikom na potrzeby Warsztatów przez Organizatora głównego lub Trenera stanowią własność intelektualną ich twórców i są chronione prawem autorskim. Materiały, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, są przeznaczone wyłącznie do osobistego użytku edukacyjnego Uczestnika, który nie jest uprawniony do ich publicznego ani prywatnego udostępniania osobom trzecim (za wyjątkiem Uczestników danych Warsztatów), publikowania w sieci Internet, powielania, jak również wykorzystywania w celach komercyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora głównego lub Trenera.

 

Przetwarzanie danych osobowych i rozpowszechnianie wizerunku

A. Administrator danych osobowych

116. Administratorem danych osobowych jest Organizator główny, Fundacja CODE:ME z siedzibą w Gdańsku, al. Wojska Polskiego 41, 80-268.
117. Dane kontaktowe w sprawach związanych z danymi osobowymi:
     1. adres e-mail: iod@codeme.pl,
     2. adres do korespondencji: al. Wojska Polskiego 41, 80-268 Gdańsk,
     3. telefon: +48 537 492 774.
118. Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji Umowy uczestnictwa w Wydarzeniu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako “RODO”, wypełnienia obowiązków prawnych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak dochodzenie roszczeń czy marketing bezpośredni (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
119. Administrator informuje, że do obsługi Rejestracji Uczestników oraz dystrybucji biletów na Wydarzenie korzysta z serwisu internetowego Evenea dostępnego pod adresem https://evenea.pl/. 
120. Odbiorcą danych osobowych działającym jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawartej zgodnie z art. 28 RODO,  jest EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, 81-521, Al. Zwycięstwa 241/13, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000323662, NIP: 5213529520 (dalej jako “EventLabs Sp. z o.o.”), dane kontaktowe: EventLabs Sp. z o.o., Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, numer telefonu: 530-982-290, adres e-mail: info@evenea.pl. Szczegółowe zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych przez EventLabs Sp. z o.o. określa Polityka prywatności Evenea dostępna pod adresem: https://app.evenea.pl/downloads/polityka-prywatnosci-evenea.pdf. 
121. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
122. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Wydarzeniu i w przypadku Aktywności odpłatnych – zakupu biletu.

B. Oświadczenia Zgłaszającego:

123. Zgłaszający, podając w Zgłoszeniu dane osobowe, oświadcza, że:
     1. są one zgodne ze stanem faktycznym,
     2. w razie zmiany danych osobowych zobowiązuje się do powiadomienia Organizatora głównego o tym fakcie w terminie do 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zmiany,
     3. przyjmuje do wiadomości, że jego dane osobowe będą przetwarzane przez Organizatora głównego oraz EventLabs Sp. z o.o. (jako podmiot przetwarzający) zgodnie z klauzulą informacyjną zawartą w pkt 116-122 Regulaminu

 

C. Rejestracja przebiegu Wydarzenia 

124. Organizator główny, Współorganizatorzy oraz Partnerzy Wydarzenia, (wskazani na Stronie internetowej), są uprawnieni do utrwalania i rozpowszechniania przebiegu Wydarzenia za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk dla celów dokumentacji, a także promocji i reklamy Wydarzenia. W związku z tym wizerunek  Uczestników może zostać nieodpłatnie utrwalony, a następnie rozpowszechniany w sposób i dla wyżej określonych celów przez czas publicznej dostępności materiałów promocyjnych (w tym galerii zdjęć i relacji filmowych) na stronach internetowych oraz w profilach społecznościowych wskazanych podmiotów. Przetwarzanie wizerunku Uczestnika odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes wskazanych podmiotów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a Uczestnikowi przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.. 
125. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Postanowienia końcowe

A. Stosowanie Regulaminu do podmiotów trzecich

126. W przypadku, o którym mowa w pkt 42 Regulaminu, tj. gdy Zgłoszenia Uczestnika dokonał podmiot trzeci (np. pracodawca lub firma zamawiająca bilet B2B), podmiot trzeci zobowiązany jest do zapoznania Uczestnika z pełną treścią Regulaminu oraz do zobowiązania Uczestnika do przestrzegania postanowień Regulaminu. 
127. W przypadku, o którym mowa w pkt 126 Regulaminu, Uczestnik akceptuje postanowienia Regulaminu z chwilą przystąpienia do udziału w Wydarzeniu (w szczególności poprzez okazanie biletu i odbiór identyfikatora).

 

B. Niniejszy Regulamin

128. Regulamin, wraz z ewentualnymi zmianami, obowiązuje od momentu zamieszczenia na Stronie internetowej.
129. O każdej zmianie Regulaminu Organizator główny poinformuje Uczestników za pośrednictwem wiadomości wysłanej na adres e-mail podany w Zgłoszeniu. Nowa treść Regulaminu staje się wiążąca dla Uczestnika, jeżeli w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania tej informacji nie zgłosi on sprzeciwu, przesyłając wiadomość na adres e-mail Organizatora głównego – kontakt@codeme.pl. Zgłoszenie sprzeciwu jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w Wydarzeniu i, w przypadku Aktywności odpłatnych, uprawnia Uczestnika do zwrotu uiszczonej Ceny biletu w pełnej wysokości. Uczestnik nie ponosi żadnych kosztów ani potrąceń związanych z tym zwrotem (w tym kosztów prowizji transakcyjnych operatora płatności).
130. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. Wszelkie spory będą rozstrzygane polubownie. W przypadku braku porozumienia, spory będą   rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy rzeczowo i miejscowo zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.

C. Uwagi na temat Wydarzenia

131. Uwagi oraz wszelkie pytania na temat Wydarzenia, Zgłaszający lub Uczestnik powinien kierować:
     1. na adres e-mail kontakt@codeme.pl
     2. telefonicznie 724 379 836